Última revisión: 5 de septiembre de 2026. La obligación de informar
del estado de la factura procede del RD 238/2026. El detalle de estados, plazos y excepciones depende de
la orden ministerial, no publicada a esta fecha.
De todo lo que trae el reglamento de la factura electrónica, esto es lo que de verdad va a
cambiar conversaciones con clientes. No el formato del fichero, que lo resolverá el software sin
que nadie se entere. Lo que cambia el tablero es que, cuando cobres —o cuando no cobres—, va a quedar
constancia en un sistema al que la Administración tiene acceso.
Se ha contado poco porque no encaja en el argumentario habitual. Un proveedor de software puede
venderte «adaptación al nuevo formato». Es más difícil venderte «a partir de ahora se sabrá cuánto tardas
en pagar a tus proveedores».
Qué obliga exactamente el RD 238/2026
El Real Decreto 238/2026 añade, sobre la obligación básica de emitir y recibir factura
electrónica, una segunda obligación: informar del estado de la factura, y en particular
de su pago efectivo. Esa comunicación corresponde principalmente al
destinatario —quien recibe la factura y paga— y debe llegar al sistema, con la solución
pública de la AEAT actuando como repositorio.
El fundamento no es de control fiscal, sino de política de morosidad. La Ley 18/2022 (Crea y Crece)
nació con ese objetivo declarado, y el artículo 12 es su instrumento: si todas las facturas entre empresas
son electrónicas y todas informan de cuándo se pagaron, la morosidad comercial deja de estimarse y pasa a
medirse.
Los estados de una factura
El circuito de una factura tiene más pasos de los que solemos pensar. Estos son los estados que el
sistema contempla, con la salvedad de que su denominación y su obligatoriedad concreta dependen de la
orden pendiente:
| Estado | Quién lo comunica | Qué significa | ¿Obligatorio? |
|---|---|---|---|
| Emitida / remitida | Emisor | La factura se ha expedido y enviado | Implícito en la emisión |
| Aceptación comercial | Destinatario | Conforme con el contenido de la factura | Sí |
| Rechazo comercial | Destinatario | Disconforme: importe, concepto, datos erróneos | Sí |
| Pago efectivo | Destinatario | Factura pagada, con su fecha | Sí — es el núcleo de la reforma |
| Cesión a un tercero | Emisor | Factoring o cesión del crédito | Voluntario |
| Pago parcial | Destinatario | Abono de parte del importe | Voluntario |
[VERIFICAR: relación cerrada de estados, cuáles son obligatorios y cuáles
voluntarios, plazo máximo para comunicar cada uno y régimen sancionador aplicable al incumplimiento. El
reglamento establece la obligación; la concreción está en la orden ministerial no publicada. No se debe
dar por buena ninguna lista definitiva hasta entonces.]
Por qué esto es distinto de todo lo demás
Verifactu registra lo que emites: es una foto de tu facturación. Los estados registran
lo que haces con lo que recibes. Es una diferencia de naturaleza:
- La obligación es de quien paga, no de quien cobra. Hasta ahora, casi todas las
obligaciones de facturación recaían en el emisor. Aquí la carga se traslada al receptor. - Genera un dato que hoy no existe: el plazo real de pago factura a factura, en toda
la economía y no solo en las encuestas sectoriales. - Convierte el silencio en información. Una factura recibida, aceptada y sin marcar
como pagada durante meses habla por sí sola.
Qué significa esto para una pyme, en la práctica
Si eres quien cobra
Ganas visibilidad. Sabrás si tu factura fue aceptada o si lleva tres semanas sin abrir, que es
justamente la excusa clásica del pagador tardío. Y tendrás un registro de estados como respaldo si la
cosa acaba en reclamación.
Si eres quien paga
Ganas trabajo administrativo y pierdes ambigüedad. Marcar cada factura recibida como aceptada,
rechazada o pagada no es gratis en tiempo, sobre todo si recibes cientos al mes. Y el rechazo deja de ser
una llamada de teléfono: pasa a ser un acto registrado con fecha.
Si eres las dos cosas —lo normal—
Tendrás que integrar la marcación de estados en tu rutina de tesorería. La buena noticia es que la
información ya existe en tu contabilidad: el día que conciliaste el banco sabías qué facturas quedaron
pagadas. La cuestión es que ese dato salga de tu programa hacia el sistema, y eso lo tiene que hacer el
software.
La pregunta incómoda: ¿esto se sanciona?
La Ley 18/2022 contempla consecuencias para el incumplimiento de las obligaciones de facturación
electrónica que crea, y el reglamento las desarrolla. Pero no conviene mezclar régimenes: las
sanciones de Verifactu —el artículo 201 bis de la LGT, con sus 50.000 € para el usuario
que tiene un sistema no conforme— pertenecen a otra norma y a otro incumplimiento. Lo explicamos en
la multa de 50.000 € y en el régimen
sancionador.
[VERIFICAR: régimen sancionador concreto aplicable a la falta de comunicación del
estado de la factura, cuantías y órgano competente. No se publica aquí ninguna cifra porque no está
contrastada en fuente primaria para este supuesto específico.]
Cómo prepararse sin gastar dinero todavía
Recordemos que no hay obligación en vigor: los plazos no arrancan hasta que se publique la orden
ministerial, y entonces habrá 12 o 24 meses. Con ese margen, lo sensato es prepararse en procesos, no en
compras:
- Ordena la recepción de facturas. Si hoy te llegan a tres correos distintos y una
carpeta compartida, ese caos será tu problema el día que haya que dar estado a cada una. - Concilia con periodicidad fija. Marcar «pagada» exige saber qué está pagado. Quien
concilia el banco una vez al trimestre lo va a pasar mal. - Formaliza el rechazo. Acostúmbrate ya a rechazar por escrito y con motivo, en lugar
de por teléfono. Es el hábito que menos cuesta adquirir y el que más se va a notar. - Pregunta a tu software. «¿Cómo pensáis gestionar los estados de factura?» es la
pregunta que separa a un fabricante que ha leído el reglamento de uno que ha leído un titular.
Preguntas frecuentes
¿Tendré que decirle a Hacienda cuándo pago a mis proveedores?
En esencia, sí: la comunicación del pago efectivo va al repositorio de la solución pública. La
finalidad declarada es estadística y de control de la morosidad, no de comprobación tributaria, pero el
dato existirá.
¿Y si no pago y no marco nada?
El silencio no borra la factura: seguirá constando como recibida y sin pagar. Precisamente ese hueco es
el indicador que la norma quiere medir.
¿Esto aplica a las facturas a la Administración?
Las facturas a entidades públicas ya tienen su propio circuito de estados en FACe desde hace años.
Comparación en factura a la Administración
y factura B2B.
¿Y las facturas a particulares?
Fuera. La obligación es solo para operaciones entre empresarios y profesionales.
¿Me obliga a pagar antes?
El reglamento no cambia los plazos legales de pago —eso está en la normativa de morosidad—. Lo que hace
es hacerlos visibles. Es una diferencia importante y, en la práctica, probablemente más eficaz.
Siguiente paso: el contexto completo está en
el RD 238/2026 explicado, y el estado real del calendario en
cuándo será obligatoria.
Contenido divulgativo e independiente, sin vinculación con la Agencia Tributaria. No
es asesoramiento fiscal ni jurídico; para decisiones sobre plazos de pago y reclamación de deudas,
consulta con un profesional.