Última revisión: 3 de septiembre de 2026. Requisitos
contrastados en el RD 1007/2023 y en la Orden HAC/1177/2024, publicados en el BOE.
Lo que tu programa tiene que hacer se resume en seis cosas: generar un registro por
cada factura, encadenarlo con el anterior mediante una huella, poner un código QR en la factura,
garantizar que nada se pueda alterar sin dejar rastro, permitir exportar los registros y llevar
una declaración responsable del fabricante. Todo lo demás son variantes de estas seis.
Si estás decidiendo qué programa contratar, esta página es la lista de comprobación. Si ya
tienes uno, es la lista de preguntas que hacerle a tu proveedor —hay un correo tipo en
cómo pedir la declaración
responsable—.
Los requisitos, uno a uno
| Requisito | Qué significa | ¿En las dos modalidades? |
|---|---|---|
| Registro de facturación de alta | Por cada factura emitida, un registro con contenido tasado que se genera en el momento de la expedición | Sí |
| Registro de facturación de anulación | Para dejar sin efecto un registro anterior. Sustituye al borrado | Sí |
| Huella o hash encadenada | Cada registro incorpora una huella que depende del registro anterior | Sí |
| Código QR en la factura | Permite verificar la factura en la sede electrónica de la AEAT | Sí |
| Integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad | Los seis principios que el reglamento exige a los registros | Sí |
| Exportación de registros | Poder sacarlos en el formato estandarizado | Sí |
| Remisión automática a la AEAT | Envío continuo, seguro, automático e inmediato de los registros | Solo en modalidad Veri*Factu |
| Leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» | Texto obligatorio en la factura | Solo en modalidad Veri*Factu |
| Firma electrónica de los registros | Firma de cada registro de facturación y de evento | Solo en modalidad no Veri*Factu |
| Registro de eventos | Anotación automática de sucesos relevantes del sistema | Solo en modalidad no Veri*Factu |
| Declaración responsable del productor | Documento del fabricante que acredita el cumplimiento | Sí |
Fíjate en la columna de la derecha: la modalidad que no envía nada a Hacienda es la
que más requisitos técnicos acumula. La firma electrónica de cada registro y el registro
de eventos son sustitutivos de la remisión, no un extra opcional. Lo desarrollamos en
Veri*Factu o no Veri*Factu.
La huella encadenada, en cristiano
Una huella es un resumen calculado matemáticamente a partir de un conjunto de datos:
si cambia una coma en los datos, la huella resultante es completamente distinta. El reglamento
exige que la huella de cada registro se calcule incluyendo la huella del registro
anterior. Así se forma una cadena.
La consecuencia práctica es la que le interesa a Hacienda: si alguien borra la factura número
57 o le cambia el importe, la huella de la 58 deja de cuadrar con la nueva huella de la 57, y
todas las posteriores quedan desalineadas. El fraude no se vuelve imposible, pero deja de ser
invisible. Es exactamente el problema que la Ley 11/2021 quería resolver al prohibir el
software de doble uso.
El algoritmo concreto y su codificación los fija la
Orden HAC/1177/2024, remitiendo a un documento técnico publicado en la sede
electrónica de la AEAT. Explicación larga en
la huella encadenada explicada sin
criptografía.
Lo que la norma NO exige (y te van a intentar vender)
- Un sello, certificado u homologación oficial. No existe. La AEAT
lo dice expresamente: no se requieren procesos
de certificación por parte de terceros independientes. - Que el programa esté en la nube. Un programa instalado en tu ordenador
puede cumplir perfectamente. - Enviar las facturas a Hacienda. La remisión es una de las dos modalidades,
no una obligación general. - Contratar un certificado digital nuevo. Depende de la modalidad y de cómo
lo resuelva tu proveedor; no es un requisito autónomo que tengas que comprar por tu
cuenta. - Cambiar de asesoría. Sobra decirlo, pero es un argumento comercial que
circula.
La declaración responsable: qué es y dónde tiene que estar
Es el documento con el que el fabricante del programa declara que su producto
cumple el reglamento. Según la AEAT debe incluir, al menos, los datos identificativos del sistema
—nombre, código, versión, composición y funcionalidad—, los datos e identificación del productor
y la fecha y el lugar de la firma.
Y tiene que ser accesible en dos sitios:
- Dentro del propio programa, en un lugar razonable —un menú de tipo «Ayuda»
o «Acerca de»— para que el usuario pueda comprobarlo sin instalar nada más. - Fuera del programa, de forma independiente, para que comercializadores y
posibles compradores puedan verla antes de contratar, en un formato accesible
(PDF, texto).
Si un proveedor no te la enseña, esa es toda la información que necesitas. Ver
no existe el software homologado y
cómo pedirla.
Checklist para evaluar un programa
- ¿Tiene declaración responsable accesible antes de contratar? ¿Qué versión cubre?
- ¿Permite elegir modalidad Veri*Factu y no Veri*Factu, o te ata a una?
- ¿Cómo gestiona las anulaciones y las rectificativas?
- ¿Qué pasa si se cae la conexión? ¿Reintenta y marca la incidencia?
- ¿Puedo exportar todos mis registros y facturas si me voy? ¿En qué formato,
y cuánto cuesta? - ¿Cuánto tiempo conserva los registros y quién responde de su conservación?
- Si tengo varios puestos o cajas, ¿cómo se cuenta el sistema? Ver
varios puestos y dispositivos. - ¿El precio publicado incluye la funcionalidad de Verifactu o es un módulo aparte?
La pregunta 5 es la que más gente olvida y la que más caro sale: es el candado que convierte
un cambio de proveedor en un problema. Ver
cambiar de programa de facturación.
Preguntas frecuentes
¿Puedo desarrollar mi propio sistema?
Sí, pero entonces asumes tú el papel de productor: te corresponde emitir la declaración
responsable y responder del cumplimiento. Para un desarrollo interno o a medida es una decisión
que conviene tomar con asesoramiento técnico y fiscal.
¿Cuántos años hay que conservar los registros?
Los registros están sujetos a los plazos generales de conservación de obligaciones tributarias
y a lo que exija el reglamento en cuanto a accesibilidad y legibilidad. Lo detallamos en
cuántos años conservar los registros.
Mi programa es de 2019 y el fabricante ya no lo mantiene
Ese es un caso de migración, no de adaptación. Cuanto antes lo abordes, mejor: lo crítico es
poder sacar el histórico. Ver
qué hacer si tu proveedor no llega a tiempo.
¿El QR lleva mis datos bancarios o mis márgenes?
No. El QR codifica un conjunto acotado de datos identificativos de la factura para poder
verificarla. Lo detallamos en el código QR de la
factura.
Siguiente paso: pasa esta lista por tu programa actual con el
comprobador de requisitos, o compara opciones
en programas de facturación conformes con Verifactu.