Última revisión: 3 de septiembre de 2026. Fechas y
obligaciones contrastadas en el texto consolidado del BOE y en la sede electrónica de la Agencia
Tributaria.
Si tu programa actual no va a llegar conforme a las fechas del reglamento, el momento de
cambiar es ahora, no en el trimestre anterior a la obligación. Las fechas son 1
de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el
resto —autónomos en IRPF con actividad económica, comunidades de bienes, sociedades civiles y
contribuyentes del IRNR con establecimiento permanente—, según el
Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre.
El problema de esperar no es normativo, es de cola: en los meses previos a cada fecha, todos
los clientes del sector estarán migrando a la vez, y el soporte de cualquier proveedor —el que
dejas y el que entras— responderá peor justo cuando más lo necesites.
Esta guía va en orden: qué decidir antes de tocar nada, qué llevarte, cuándo hacer el corte y
qué comprobar el primer día con el programa nuevo.
Antes de decidir: ¿de verdad tienes que cambiar?
Cambiar de programa cuesta tiempo y errores. Antes de asumirlo, comprueba si tu proveedor
actual va a llegar. La pregunta correcta no es «¿estáis homologados?» —no existe la homologación por Hacienda— sino si tienen
declaración responsable para la versión que vas a usar. El procedimiento y el correo tipo están
en cómo pedirle la declaración
responsable a tu proveedor.
Hay tres respuestas y tres decisiones:
- Tienen declaración para una versión conforme y te ofrecen la actualización.
No cambies. Actualiza, comprueba y guarda el documento. - Tienen fecha comprometida por escrito. Espera, pero con un plan B por
escrito y una fecha límite tuya, anterior a la legal. - No contestan, no la tienen, o el producto está descatalogado. Cambia. Es
también el caso típico de los desarrollos a medida sin mantenimiento y de las plantillas de
hoja de cálculo.
Qué tienes que llevarte del programa viejo
Esta es la parte que casi nadie planifica y la que luego duele. El artículo 29.2.j) de la
Ley 58/2003, General Tributaria exige garantizar la conservación,
accesibilidad y legibilidad de los registros. Si te vas de un proveedor y pierdes el acceso a su
plataforma, esa obligación sigue siendo tuya.
| Qué exportar | Formato deseable | Por qué | Riesgo si no lo haces |
|---|---|---|---|
| Facturas emitidas (PDF) | PDF, uno por factura, con nombre por número de factura | Es el documento que entregaste al cliente | Reexpedir a mano lo que te reclamen |
| Registros de facturación de alta y de anulación | Fichero estructurado exportable (XML/CSV según el producto) | Es lo que la norma obliga a conservar y poder poner a disposición | Quedarte sin el rastro que acredita la integridad |
| Series y última numeración de cada una | Anotación propia, no basta con «lo tiene el sistema» | Para continuar sin saltos ni duplicados en el programa nuevo | Números repetidos entre dos sistemas el mismo ejercicio |
| Clientes y proveedores | CSV con NIF, razón social y domicilio | Rehacerlo a mano es lo que más horas consume | Semanas de tecleo |
| Productos, servicios y tipos de IVA aplicados | CSV | Evita errores de tipo impositivo en las primeras facturas | Rectificativas en el estreno |
| Facturas rectificativas y su relación con las originales | Listado con ambas referencias | La trazabilidad no puede romperse al migrar | Rectificativas huérfanas |
| Registro de eventos, si tu sistema opera sin remisión a la AEAT | Exportación íntegra | En la modalidad sin envío es una pieza exigida | Perder la prueba de que el sistema no se alteró |
Regla práctica: exporta antes de dar de baja nada. Muchos proveedores cortan
el acceso al terminar el periodo pagado, y recuperar datos después es, en el mejor de los casos,
una incidencia de soporte.
Cuándo hacer el corte
El mejor momento para cambiar de sistema es un límite natural: el 1 de enero,
o el inicio de un trimestre, o el arranque de una serie nueva. Migrar a mitad de mes con facturas
a medio emitir es la receta de los números duplicados.
Tres reglas que ahorran disgustos:
- No factures en dos sistemas a la vez más allá del día del corte. Si por lo
que sea tienes que hacerlo, usa series distintas y déjalo documentado. - Cierra el sistema antiguo: última factura emitida, exportación completa
hecha, copia guardada fuera de la plataforma. - Arranca el nuevo con la numeración continuada de cada serie, sin saltos ni
reinicios que no puedas justificar.
[VERIFICAR: si el encadenamiento de huellas debe continuar entre el sistema
antiguo y el nuevo, o si cada sistema informático de facturación inicia su propia cadena. Las
preguntas frecuentes de la AEAT consultadas tratan el encadenamiento independiente por obligado
tributario dentro de un mismo sistema, pero no el cambio de sistema. Contrastar en la sede de la
AEAT antes de dar una instrucción concreta.]
Cómo elegir el programa nuevo sin repetir el error
Si estás cambiando es porque el criterio con el que elegiste la primera vez no incluyó lo que
ahora te está costando. Añádelo:
- Declaración responsable pública y accesible antes de contratar, con la
versión que cubre. Si no la publican, no sigas evaluando. - Exportación completa de facturas y registros, incluida en tu plan y sin
coste añadido. Es el candado: determina si podrás volver a irte dentro de tres años. - Las dos modalidades soportadas, con remisión a la AEAT y sin ella, y la
posibilidad de cambiar de una a otra. Que la decisión siga siendo tuya. - Precio real con la funcionalidad incluida, anotando la fecha en que lo
consultaste. En varios productos va en un plan superior o como módulo aparte. - Comportamiento ante caída de conexión, si eliges la modalidad con
remisión. - Importación de datos: pregunta antes de contratar si aceptan el formato en
el que vas a poder exportar del programa viejo. Es la pregunta que más migraciones
atasca.
La lista larga, con los ocho criterios y las señales de alarma, está en
programas de facturación conformes. Y si el presupuesto
es el problema, mira antes qué opciones gratuitas
reales hay, incluida la aplicación gratuita de la propia Agencia Tributaria.
Los diez días del cambio
- Día 1. Exporta todo del sistema viejo y guarda la copia fuera de la
plataforma, en tu equipo y en un segundo sitio. - Días 2 a 4. Alta en el nuevo. Carga clientes, productos y tipos de IVA.
Configura series y numeración de arranque. - Día 5. Emite una factura de prueba real y revísala entera:
datos fiscales, tipo de IVA, numeración, código QR y, si operas en modalidad Veri*Factu, la
leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT». - Día 6. Prueba una anulación y una
rectificativa. Es la operación diaria que más cambia con el reglamento y
la que peor resuelven algunos productos. - Día 7. Prueba la exportación del programa nuevo. Sí, el
primer mes: si no puedes salir, quieres saberlo ahora y no dentro de tres años. - Días 8 a 10. Corte. Última factura en el sistema viejo, primera en el
nuevo, y baja del anterior solo cuando tengas las copias verificadas.
Guarda en la misma carpeta la declaración responsable del producto nuevo, la factura de
compra, la exportación del sistema viejo y el hilo de correo con ambos proveedores. Es todo lo
que necesitarías enseñar si algún día te lo piden.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar de programa a mitad de ejercicio?
Sí. No hay ninguna prohibición. Lo que hay que cuidar es la continuidad de la numeración de
cada serie y la conservación de los registros del sistema que dejas.
¿Tengo que comunicar a Hacienda que he cambiado de software?
No existe un trámite de comunicación de cambio de sistema de facturación. Lo que sí cambia,
si pasas a la modalidad Veri*Factu, es que los registros empiezan a remitirse automáticamente
desde el nuevo sistema.
¿Y si mi programa antiguo desaparece y ya no puedo exportar?
Es el escenario que hay que evitar a toda costa, porque la obligación de conservar y poder
mostrar los registros sigue siendo tuya. Si ya estás en él, conserva al menos las facturas
emitidas y documenta por escrito qué ocurrió y cuándo.
¿Me sirve seguir con la hoja de cálculo hasta 2027?
Hasta la fecha que te corresponda, la obligación no ha empezado. A partir de ella, una
plantilla de hoja de cálculo no cumple los requisitos salvo que alguien haya desarrollado sobre
ella un sistema conforme y emita la declaración responsable, que no es el caso habitual.
¿Y si prefiero volver a facturar a mano?
Es una salida real: quien factura exclusivamente de forma manual, sin ningún sistema
informático, queda fuera del reglamento. Tiene sus propios inconvenientes, y con cierto volumen
deja de ser viable.
Siguiente paso: confirma tu fecha exacta en el
calendario de Verifactu y contrasta el programa candidato
con la lista de requisitos del software. Las
especificaciones técnicas completas están en la
Orden HAC/1177/2024, que desarrolla el
Real Decreto 1007/2023.