Última revisión: 3 de septiembre de 2026. Contenido del
documento y obligaciones del fabricante contrastados en el texto consolidado del BOE y en la sede
electrónica de la Agencia Tributaria.
La declaración responsable es el único documento que acredita que tu programa de facturación
cumple el reglamento. No es un sello ni una homologación —eso
no existe— sino un escrito firmado por el fabricante. Y tienes derecho a pedirlo: el artículo
13.3 del Real Decreto 1007/2023 dice que puede solicitarla «el cliente o la
Administración tributaria» al productor o al comercializador, que además debe conservar las
declaraciones de todas las versiones.
Esta guía es el procedimiento completo: dónde mirar antes de escribir a nadie, qué pedir
exactamente, el correo listo para copiar, cómo leer la respuesta y qué hacer si el proveedor se
escaquea. Diez minutos bien invertidos antes del 1 de enero de 2027 si eres sociedad, o del 1 de
julio de 2027 si eres autónomo.
Antes de escribir: búscala tú, seguramente ya está publicada
El artículo 13.2 obliga a que la declaración conste «por escrito y de modo visible en el propio
sistema informático en cada una de sus versiones, así como para el cliente y el comercializador
en el momento de la adquisición del producto». Traducido: tiene que estar en dos sitios, y en
ninguno de los dos hay que pedir permiso.
- Dentro del programa. La AEAT recomienda una ubicación fácil e intuitiva, y
lo habitual es el menú Ayuda o Acerca de. Debe mostrar la versión que
estás usando. - Fuera del programa. En su web, en formato accesible y gratuito (una página
o un PDF), y disponible antes de comprar. Si está solo detrás del panel de
cliente, no cumple ese requisito.
Busca en su web «declaración responsable» y también «RD 1007/2023». Si aparece a la primera,
descárgala, comprueba la versión y ya has terminado. Si tienes que escribir a soporte para
conseguirla, ya sabes algo del proveedor y conviene anotarlo.
Los cinco datos que tiene que llevar el documento
El artículo 13.4 fija el contenido mínimo. Esta es la lista, traducida a algo que se pueda
comprobar leyendo el PDF:
| # | Qué exige el art. 13.4 | Cómo se ve en el documento | Si falta |
|---|---|---|---|
| 1 | Identificación del sistema informático | Nombre comercial del producto y número de versión | Inservible: no sabes qué cubre |
| 2 | Tipología y composición | Si es web, de escritorio, TPV, módulo de un ERP; qué componentes lo forman | Pídelo por escrito antes de contratar |
| 3 | Funcionalidades | Que se declara el cumplimiento del art. 29.2.j) LGT y del reglamento; normalmente también si opera en modalidad Veri*Factu, en la otra, o en ambas | Pregunta expresamente por las modalidades |
| 4 | Características de la instalación | Cómo se despliega y en qué entorno (servidor propio, nube del proveedor, equipo local) | Relevante si tienes varios puestos o cajas |
| 5 | Datos y localización del productor, fecha y lugar de la firma | Razón social, NIF, dirección, fecha | Sin firma ni fecha no es una declaración responsable |
El punto 1 es el que más problemas da en la práctica. Una declaración que dice «producto X» sin
versión, o que cubre una versión anterior a la que tienes instalada, no te sirve de nada.
Compárala con el número que aparece en tu menú Acerca de.
El correo, listo para copiar
Cambia lo que va entre corchetes y envíalo al soporte del proveedor. Pide siempre respuesta
escrita: el objetivo no es solo obtener el documento, es dejar constancia de que lo pediste.
Asunto: Solicitud de declaración responsable (art. 13 RD 1007/2023) — [tu producto y
versión]
Buenos días:
Soy cliente de [producto], versión [x.y], con la cuenta [identificador]. Al amparo del
artículo 13.3 del Real Decreto 1007/2023, les solicito la declaración responsable correspondiente
a esa versión.
Aprovecho para pedirles confirmación por escrito de tres puntos:
1. Versión exacta del producto que cubre la declaración y fecha de firma.
2. Modalidades soportadas: sistema Veri*Factu con remisión de los registros a la AEAT,
sistema sin remisión, o ambas; y si puedo cambiar de una a otra sin cambiar de plan.
3. Procedimiento para exportar mis facturas y mis registros de facturación en formato
estándar, en qué plan está disponible y si tiene coste.
Gracias. Quedo a la espera de su respuesta.
Si además estás valorando contratarles y todavía no eres cliente, añade una cuarta pregunta:
en qué plan concreto está incluida la funcionalidad y cuál es su precio, con la fecha de la
respuesta. Es el dato que más cambia entre lo que dice la página de marketing y lo que dice la
factura.
Cómo leer la respuesta
Respuesta buena: te adjuntan el PDF, con nombre de producto, versión, datos
del productor y fecha; te enlazan la página pública donde está; y contestan a las tres preguntas
con un sí o un no. Guárdalo todo junto a la factura del software.
Respuestas que hay que traducir:
- «Estamos homologados por la Agencia Tributaria» → no existe esa figura. Reformula:
«entiendo que se refieren a la declaración responsable del artículo 13; ¿me la envían?». - «Nuestro producto está certificado» → pregunta por quién. La AEAT
dice expresamente que «no se requiere de
procesos de certificación realizados por otras personas, entidades u organismos
independientes». - «Lo tendremos listo para la fecha» → legítimo si va acompañado de una fecha
concreta y de la versión prevista. Pídelo por escrito y ponte un recordatorio. - «No podemos facilitar ese documento» → es la única respuesta que no admite
interpretación benévola: el artículo 13.3 les obliga a conservarlas y a atender la
solicitud.
Qué hacer si no la tienen o no contestan
- Insiste una vez, por escrito y citando el artículo. Muchos soportes de
primer nivel no saben qué es y escalan la consulta en cuanto ven la referencia legal. - Ponte un plazo. Dos semanas es razonable. Anótalo.
- Empieza a buscar alternativa en paralelo. No esperes a tener la certeza de
que no llegan: los meses previos a cada fecha del calendario van a ser los peores para
migrar, con todos los clientes del sector moviéndose a la vez. Tienes el procedimiento en
cambiar de programa antes de 2027. - Pide la exportación de tus datos ya, aunque no vayas a cambiar todavía. Es
la prueba real de si podrás salir. - Guarda todo el hilo. No te exime de responsabilidad —tú respondes del
sistema que tienes— pero documenta tu diligencia.
Y conviene saber el otro lado del asunto: el artículo 201 bis de la
Ley 58/2003, General Tributaria, sanciona también al fabricante y al
comercializador, con 150.000 € por ejercicio y tipo de sistema, y 1.000 € por cada sistema
comercializado sin la certificación exigida. Un proveedor serio lo sabe. Ver
sanciones del artículo 201 bis.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que enviar la declaración responsable a Hacienda?
No. No hay ningún trámite de presentación. Es un documento que emite el fabricante y que tú
guardas por si te lo piden.
¿Vale la de una versión anterior?
No para la versión que uses. La declaración se refiere a un producto y a una versión concretos,
y el fabricante debe conservar las de todas las versiones. Cuando actualices, comprueba que
sigue habiendo declaración para la nueva.
Mi programa es un desarrollo a medida. ¿Quién la firma?
Quien lo produjo: el informático o la empresa de desarrollo. Si ya no existe o no da soporte,
estás ante el caso más incómodo del nicho y conviene abordarlo con tiempo.
Uso el programa que me impone mi gestoría. ¿A quién se la pido?
A la gestoría, que a su vez debe obtenerla del fabricante. Aprovecha para aclarar por escrito
cómo recuperarías tus facturas y tus registros si cambias de asesoría.
¿Y si vendo yo el software?
Entonces estás en el otro lado del artículo 13 y tienes que emitirla, publicarla y conservar
la de cada versión. Las especificaciones técnicas que hay que cumplir están en la
Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre.
Siguiente paso: con la declaración en la mano, pasa la lista de
requisitos por tu programa y contrasta el resultado con
los criterios de cómo elegir sin que te vendan humo.