Última revisión: 4 de septiembre de 2026. Requisitos del sistema
(artículos 3, 7 y 8 del RD 1007/2023) y especificaciones de la Orden HAC/1177/2024 contrastados en el
BOE; numeración y series en el RD 1619/2012; calendario en el RD-ley 15/2025.
La pregunta correcta no es «cuántos ordenadores tengo», sino cuántos sistemas informáticos
de facturación tengo. Y la respuesta corta es: tantos como programas distintos generen
facturas por tu cuenta, aunque estén en el mismo local y aunque los use la misma persona. Tu fecha es
el 1 de enero de 2027 si eres sociedad y el 1 de julio de 2027 en
el resto de casos, y en esa fecha cada uno de esos sistemas tiene que cumplir por separado.
Este es el punto donde más presupuestos se disparan y donde más se equivoca la gente al comparar
ofertas, porque muchos proveedores cobran por puesto sin que haga falta.
Qué cuenta como sistema y qué no
El artículo 3.1 del
RD 1007/2023 se aplica a los sistemas informáticos que soporten los procesos de
facturación, aunque solo se usen para una parte de la actividad. La unidad relevante es el
programa que produce la factura, no la máquina donde se ejecuta.
| Montaje | ¿Cuántos sistemas? | Qué implica |
|---|---|---|
| Un programa en la nube al que entran cinco empleados desde cinco navegadores | Uno | Una sola cadena de huellas, una declaración responsable, cinco usuarios identificados |
| Un programa instalado en tres ordenadores, cada uno con su base de datos local | Tres | Tres cadenas independientes; lo habitual es una serie por puesto |
| Un programa instalado en tres puestos contra un servidor único | Uno | Cadena única; los puestos son terminales |
| TPV en barra + TPV en terraza + app de reparto | Hasta tres | Depende de si comparten motor de facturación o no |
| Programa de gestión + tienda online con su propio módulo de facturas | Dos | Cada uno con declaración responsable propia |
| Programa de gestión + hoja de cálculo para «las facturas raras» | Dos, y uno no puede cumplir | Retirar la hoja de cálculo del flujo |
| El programa de tu gestoría + tu app de facturación del móvil | Dos | El segundo es tuyo y responde de él tú |
| Furgonetas de reparto que emiten albarán y facturan luego en oficina | Uno | El albarán no es factura y no genera registro |
La regla que resume la tabla: lo que multiplica sistemas es que la factura nazca en sitios
distintos con datos que no se sincronizan en tiempo real. Si todos los puestos escriben en
la misma base de datos, tienes un sistema con varios terminales.
La cadena de huellas y por qué obliga a decidir esto ahora
Cada registro de facturación incorpora la huella del anterior, formando una cadena. Si dos puestos
generan facturas simultáneamente contra la misma cadena sin coordinación, el encadenamiento se rompe:
dos registros distintos apuntando al mismo predecesor. De ahí salen las dos arquitecturas válidas y
ninguna tercera:
- Centralizada. Un motor único al que llaman todos los puestos. Una cadena, una
serie si quieres, y el orden lo resuelve el servidor. Es lo más limpio y lo que hace cualquier
software en la nube moderno. - Distribuida por series. Cada puesto es un sistema con su propia serie y su
propia cadena. Funciona en local sin conexión permanente, pero exige disciplina: nunca mover
una factura de un puesto a otro ni renumerar.
Lo que no vale es mezclar: dos puestos escribiendo en la misma serie desde bases de datos
distintas. El artículo 6.1.a) del
RD 1619/2012 exige numeración correlativa dentro de cada serie, y ahí no la
habría. Detalle de cómo montar las series en
numeración de facturas y series.
Un mismo programa para varios obligados tributarios
Es un caso distinto y está expresamente permitido: el artículo 7 del RD 1007/2023
autoriza que un mismo sistema informático sirva a varios obligados tributarios, siempre que los
registros de cada uno estén diferenciados y los requisitos se cumplan por separado para cada uno de
ellos. Es cómo funcionan las plataformas de asesoría, y también el estudio o la clínica que factura
con dos NIF —el de la persona física y el de la sociedad— desde el mismo programa.
Ojo con la fecha en ese escenario: si uno de los dos NIF es contribuyente del Impuesto sobre
Sociedades, ese entra el 1 de enero de 2027 aunque el otro tenga hasta julio. En la
práctica, la fecha operativa del programa es la más temprana de las dos
(calendario completo).
Cómo se cuenta a efectos de sanción
Este es el motivo por el que el inventario de sistemas no es un ejercicio teórico. El artículo 201
bis de la Ley General Tributaria distingue dos infracciones:
- La del usuario que tiene sistemas que no cumplen o que han sido alterados:
hasta 50.000 € por ejercicio
(cuándo se aplica realmente). - La del fabricante o comercializador: hasta 150.000 € por ejercicio y
tipo de sistema, y en el supuesto de la letra f) del precepto, 1.000 € por
cada unidad de producto comercializada.
Para el usuario, la magnitud no se multiplica por número de cajas: la infracción se cuantifica por
ejercicio. Lo que sí multiplica el riesgo es tener un sistema olvidado —la vieja caja de la terraza,
el portátil del comercial— que sigue emitiendo documentos y que nadie ha revisado. Puedes estimar tu
escenario en el simulador de sanción.
El inventario, en una tarde
- Lista todos los documentos que entregas a un cliente y que podrían ser
factura: facturas, tickets, recibos con desglose, minutas, notas de entrega valoradas. - Anota de qué programa sale cada uno, con nombre y versión. «Del ordenador de
administración» no sirve. - Marca cuáles comparten base de datos. Ahí es donde se colapsan varios «puestos» en un sistema.
- Por cada sistema, pide la declaración responsable del fabricante del artículo
13 (cómo pedirla). Recuerda
que no existe el «software homologado». - Decide para cada uno la modalidad: con remisión a la AEAT o sin ella
(comparativa). Puedes tener sistemas en
modalidades distintas, pero no es recomendable: multiplica la gestión de certificados y el
registro de eventos. Las especificaciones técnicas de cada modalidad están en la
Orden HAC/1177/2024 y en la
sede
electrónica de la AEAT. - Elimina los que no puedan cumplir, empezando por la hoja de cálculo
(por qué Excel deja de valer).
Preguntas frecuentes
¿Cada caja necesita su propia licencia y su propio certificado?
Si son sistemas independientes en modalidad sin remisión, cada uno tiene que firmar sus registros
y necesita acceso a un certificado electrónico cualificado del obligado. Si van contra un motor
central, basta con el del servidor. Es la diferencia de coste más grande entre las dos
arquitecturas.
Tengo tres tiendas en tres ciudades con el mismo programa en la nube.
Es un solo sistema. Puedes usar una serie por tienda por comodidad de gestión, pero no estás
obligado a ello.
Mis comerciales facturan desde el móvil.
Si la app escribe en el mismo sistema central, es un terminal más. Si genera facturas en local y
las sube después, es un sistema aparte con su cadena.
¿Qué pasa si un puesto se queda sin conexión?
Se sigue facturando y los registros se remiten al recuperarla. Ver
se cae internet.
Voy a sustituir un TPV viejo. ¿Qué hago con su histórico?
Los registros generados hay que conservarlos y mantenerlos accesibles y legibles, aunque el
programa desaparezca: cuántos años hay que
conservarlos y guía de migración.
¿El registro de eventos es por sistema o por empresa?
Por sistema, y solo si operas en la modalidad sin remisión a la AEAT:
qué anota el registro de eventos.
Siguiente paso: confirma tu fecha en
¿estoy obligado a Verifactu? y pasa cada uno de los
sistemas del inventario por el comprobador de
requisitos. La lista completa de exigencias está en
qué le exige la norma a tu programa.
Guía divulgativa e independiente, sin vinculación con la Agencia Tributaria. La
arquitectura concreta de tu instalación debe validarla el fabricante del software junto con tu
asesor.