Última revisión: 3 de septiembre de 2026. Verificado en las
preguntas frecuentes de la Agencia Tributaria sobre el ámbito de aplicación y en el RD 1007/2023
publicado en el BOE.
La frase que circula —«con Verifactu ya no puedes facturar en Excel»— es una simplificación, y
conviene decirlo antes que nada porque casi todo el sector la repite tal cual. La Agencia
Tributaria dice literalmente que una hoja de cálculo o un procesador de texto usados solo
para introducir los datos de las facturas, expedirlas, imprimirlas y conservar la información
no quedan sujetos al reglamento.
El problema es que esa exención es mucho más estrecha de lo que parece, y que la mayoría de
las plantillas de Excel reales que se usan para facturar la cruzan sin que su dueño lo sepa. Este
artículo explica dónde está exactamente la raya, por qué casi nadie se queda del lado bueno y qué
alternativas hay —incluida una gratuita— antes del 1 de enero de 2027 si eres
sociedad o del 1 de julio de 2027 si eres autónomo.
Dónde está exactamente la raya
La clave está en una pregunta frecuente de la sede electrónica de la AEAT sobre el
ámbito de aplicación del reglamento. El criterio es
si el archivo se limita a escribir y guardar facturas o si además procesa esa
información para producir algo que sirva al cumplimiento de obligaciones tributarias.
| Qué haces con el archivo | ¿Es un sistema informático de facturación? | Qué implica |
|---|---|---|
| Plantilla de Word en la que escribes la factura y la imprimes o la guardas en PDF | No | Fuera del reglamento, igual que el talonario |
| Hoja de Excel donde metes los datos, sale la factura y la conservas | No | Fuera del reglamento |
| Hoja de Excel con un listado de facturas emitidas y sumatorios o fórmulas de cálculo | No | La AEAT lo cita expresamente como caso no sujeto |
| Hoja de Excel con una macro que genera el libro registro de facturas expedidas | Sí | Es el ejemplo literal de la AEAT de caso sujeto |
| Hoja que genera directamente los libros registro de IVA o de IRPF | Sí | Sujeta a todos los requisitos del reglamento |
| Hoja que alimenta la contabilidad o cualquier salida para cumplir obligaciones tributarias | Sí | Sujeta |
| Excel para facturar + un programa aparte que lleva tus libros | Depende: el programa sí lo es | La obligación se traslada a ese programa |
La raya, en una frase: guardar no es procesar. En cuanto tu archivo produce el
libro registro, la contabilidad o cualquier resultado con destino fiscal, deja de ser un
documento y pasa a ser un sistema informático de facturación con todas sus obligaciones.
Por qué casi nadie se queda del lado bueno
Sobre el papel la exención es real. En la práctica, cuatro cosas la vacían:
1. La pestaña «resumen» es casi siempre un libro registro
La plantilla típica de facturación en Excel tiene una hoja de facturas y otra con el listado
por meses, con columnas de base, cuota y total, que se usa para hacer el IVA trimestral. Si esa
hoja se usa como libro registro de facturas expedidas —y se usa—, estás dentro. El límite que
marca la AEAT no es la sofisticación técnica: es para qué sirve el resultado.
2. Alguien más de tu cadena sí es un sistema informático de facturación
Si tu gestoría vuelca tus facturas en su programa, si tienes un TPV en el mostrador o si tu
tienda online emite facturas automáticas, ahí ya hay un sistema informático de facturación
sujeto al reglamento, aunque tú escribas algunas facturas en Word. Quién responde de qué lo
detallamos en mi gestoría me hace las
facturas.
3. Un Excel sujeto no puede cumplir, y no es cuestión de habilidad
Si tu hoja de cálculo entra en el ámbito del reglamento, tiene que hacer todo esto, según los
artículos 8 a 13 del
RD 1007/2023:
- Generar automáticamente un registro
de facturación de alta simultáneo o inmediatamente anterior a cada factura. - Calcular una huella SHA-256 encadenada con
el registro anterior. - Garantizar integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e
inalterabilidad. Una celda de Excel es, por definición, alterable. - Emitir código QR conforme a la norma ISO/IEC 18004
con los datos que fija la Orden HAC/1177/2024. - Contar con una declaración responsable del productor del sistema.
El último punto es el que cierra la discusión. Si te montas tu propio sistema en Excel, el
productor eres tú: te corresponde emitir esa declaración responsable y responder de su contenido.
Ojo: no hay que confundirla con una homologación, porque
no existe el software homologado por Hacienda. Pero
firmar una declaración responsable sobre un sistema propio no es un trámite trivial.
4. La sanción no exige que defraudes
El artículo 201 bis de la
Ley 58/2003 General Tributaria sanciona con multa fija de
50.000 € por ejercicio la tenencia de sistemas o programas que no
cumplan las especificaciones exigidas, o que hayan sido alterados. No hay que ocultar ingresos:
basta con tener el sistema. Lo desarrollamos, con los supuestos reales, en
la multa de 50.000 €.
Word es un caso aparte (y más sencillo)
Un procesador de texto rara vez procesa nada: escribes la factura, la imprimes o la exportas a
PDF y la guardas. Eso está fuera del reglamento por la misma pregunta frecuente citada arriba, y
funcionalmente se parece más a rellenar un talonario que a usar un programa.
La pega de Word no es legal, es operativa: la numeración correlativa la llevas tú, las series
las llevas tú, y el riesgo de duplicar un número o saltarte uno es alto. Si el volumen es de dos
o tres facturas al mes, es una salida viable —la misma que la facturación manual, que
explicamos en facturo a mano: ¿estoy obligado?—.
Con más volumen, el ahorro desaparece.
Qué hacer si tu Excel está del lado sujeto
- Comprueba primero si estás obligado. Hay exclusiones que no dependen del
programa: territorio foral, acogidos al SII y quien tenga resolución de no aplicación. Ver
quién está obligado y quién queda fuera. Y ojo con un
bulo persistente: estar en módulos no excluye. - Decide si bajas de categoría o subes. «Bajar» es dejar el Excel como mero
documento —sin generar libros registro— y llevar los libros por otra vía. «Subir» es pasar
a un programa que cumpla. - Si subes, mira antes la opción gratuita. La Agencia Tributaria ofrece una
aplicación gratuita VERI*FACTU en su sede
electrónica, pensada para quien factura poco. No tiene límite de número de facturas, pero
sí limitaciones importantes: no permite facturas simplificadas —tickets—, no cubre ciertos
regímenes especiales de IVA y no exporta los datos a otros sistemas. Análisis completo en
Verifactu gratis: opciones reales. - Si eliges programa comercial, exige la declaración responsable antes de pagar,
no después. Los criterios están en
cómo elegir programa sin que te vendan humo. - Guarda el histórico. Tus facturas de Excel de 2024 a 2026 siguen sujetas a
los plazos generales de conservación. Que dejes de usar el archivo no significa que puedas
tirarlo.
Preguntas frecuentes
Entonces, ¿puedo seguir facturando en Excel después de 2027?
Solo si tu uso se limita a introducir datos, expedir e imprimir la factura y conservarla, sin
generar con esa información libros registro, contabilidad ni ninguna otra salida para cumplir
obligaciones tributarias. En cuanto lo hagas, tu hoja es un sistema informático de facturación y
tiene que cumplir el reglamento entero.
¿Y si compro una plantilla de Excel «compatible con Verifactu»?
Pídele al vendedor la declaración responsable del sistema, con nombre, código, versión y datos
del productor, antes de comprar. Si no la tiene, lo que vendes no es conformidad: es un archivo.
Ver cómo pedir la declaración
responsable.
¿Un PDF hecho a mano necesita QR?
El QR es obligatorio en las facturas expedidas mediante un sistema informático de facturación.
Si tu caso está fuera del reglamento, no hay QR que poner. Detalle en
el código QR de la factura.
¿Cuándo tengo que haber cambiado?
Antes del 1 de enero de 2027 si eres contribuyente del Impuesto sobre Sociedades, y antes del
1 de julio de 2027 en el resto de casos —autónomos en IRPF, entidades en régimen de atribución de
rentas y no residentes con establecimiento permanente—, según el calendario vigente tras el
Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre.
¿Me sirve el Excel para el periodo anterior?
Sí. La obligación no es retroactiva: afecta a las facturas expedidas a partir de tu fecha. Lo
anterior se conserva tal cual.
Guía independiente. No vendemos software ni somos asesoría fiscal: esto es
divulgación y no sustituye al criterio de un profesional que conozca tu caso. Puedes ver
cómo nos financiamos y cómo
elaboramos el contenido.